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DSGVO: Was Coworker wissen müssen

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DSGVO: Was Coworker wissen müssen

Seit Monaten geistert die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durchs Netz und versetzt nicht nur große Unternehmen, sondern auch Freelancer, Start-Ups und Selbstständige in tiefe Besorgnis. Der Grund: Kaum jemand weiß bei der schier unüberschaubaren Menge an Bestimmungen und Vorschriften so ganz genau, was es alles zu beachten gilt. Und bei einem Verstoß droht schließlich die Zahlung empfindlicher Geldbußen. Damit insbesondere junge Unternehmer und Selbstständige etwas klarer sehen, wollen wir mit diesem Blogartikel Licht ins Dunkel bringen.

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung, die streng genommen schon am 24. Mai 2016 in Kraft getreten ist, aber erst seit dem 25. Mai 2018 verbindlich in allen 28 EU-Mitgliedsstaaten gilt. Sie zielt darauf ab, personenbezogene Datenschutzregeln innerhalb der EU zu regulieren, was vor allem die Rechte der Nutzer stärken soll. Nicht nur für Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben, sondern auch für internationale Firmen wie Facebook und Google ist die DSGVO bindend, sobald sie ihre Dienste für EU-Bürger anbieten. Da Deutschland schon vor Eintreten der DSGVO über ein vergleichsweise strenges Datenschutzgesetz verfügte, ändert sich eigentlich gar nicht so viel. Neu ist allerdings, dass die Einhaltung der Regelungen fortan viel strenger kontrolliert wird – und davon sind auch Einzelunternehmer betroffen. Außerdem fallen Bußgelder deutlich höher aus. Bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz müssen Unternehmen hinblättern, wenn sie gültige Datenschutzgesetze ignorieren.

Eine zentrale Neuerung besteht darin, dass ein User der Erhebung und Nutzung seiner persönlichen Daten explizit zustimmen muss. Will ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, muss es den Betroffenen darüber aufklären, zu welchem Zwecke es diese nutzen und wie lange es sie speichern will. Wer private Daten an Dritte weitergibt ohne ausdrücklich darauf hinzuweisen, macht sich strafbar. Außerdem muss der Verbraucher die Möglichkeit haben, seine Einwilligung jederzeit wieder zurückziehen zu können.

Welche Datenschutzanforderungen muss ich erfüllen?

Viele Freelancer und kleine Einzelunternehmer haben das Thema DSGVO schon wieder abgehakt, da sie glauben, dass nur größere Unternehmen betroffen sind. Das stimmt so allerdings nicht. Zwar sind nur Unternehmen mit mindestens zehn datenverarbeitenden Mitarbeitern verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Kleinere Unternehmen müssen sich aber durchaus auch an die neuen Datenschutzanforderungen halten. Wenn Du dabei ein paar Punkte überprüfst und gegebenenfalls Änderungen vornimmst, hast du schon einen großen Schritt in die richtige Richtung getan.

Zunächst solltest Du überlegen, welche personenbezogenen Daten du wann, wo und wie erfasst und verarbeitet hast. Jeder, der das nämlich regelmäßig tut, ist laut DSGVO zum Anlegen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Beziehe hierbei auch unbedingt Drittunternehmen ein, die potenziell Zugriff auf Deine Kundendaten haben. Das kann sogar schon Dein Webhoster sein. Mit diesen Drittunternehmen solltest Du im Folgenden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen. Natürlich muss auch die Datenschutzerklärung auf Deiner Website angepasst werden, selbst wenn Du eigentlich gar keine Benutzerdaten erfasst. Sollte auf Deiner Website bislang eine Datenschutzerklärung fehlen, ist es spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO Zeit, dies schnellstmöglich zu ändern. Zu guter Letzt solltest Du deine Website auf HTTPS umstellen, damit personenbezogene Daten auch garantiert verschlüsselt übertragen werden.

Welche Besonderheiten ergeben sich für Coworker?

In großen Unternehmen werden Mitarbeiter mittlerweile oft zu Themen, die den Datenschutz betreffen, geschult. Auch die Voraussetzungen im Büro sind dann meist so beschaffen, dass ein Verstoß gegen die neuen Regelungen ausgeschlossen werden kann. Doch wie sollen Coworker mit dieser neuen Herausforderung umgehen? Schließen sich Datenschutz und die Arbeit in den offen gestalteten Coworking-Spaces nicht gegenseitig aus? In der lockeren Atmosphäre erfolgt ein unbeschwerter Austausch mit anderen Coworkern. Ganz automatisch wirft man da doch auch mal einen Blick auf den Bildschirm des Sitznachbarn – und damit auch auf vertrauliche Dokumente.

Coworker müssen sich darüber bewusst sein, dass auch sie von der neuen Datenschutzverordnung betroffen sind. Insbesondere wenn eine Verschwiegenheitsvereinbarung unterschrieben wurde, müssen die darin enthaltenen Auflagen Beachtung finden. Das betrifft häufig eine E-Mail-Verschlüsselung, eine gewissenhafte Passwort-Politik oder den Einsatz bestimmter Datenaustauschtools. Ein Blick in die Informations- bzw. Betriebsrichtlinien kann hier weiterhelfen. Diese beinhalten in der heutigen Zeit in der Regel auch Hinweise zu mobilem Arbeiten. Fragen wie „Wie telefoniere ich richtig in der Öffentlichkeit?“ oder „Wie verwalte ich meine Passwörter?“ werden hier beantwortet und lassen sich gut an die speziellen Bedingungen im Coworking-Space anpassen.

Unser Coworking-Space in Bonn-Poppelsdorf bietet Freiberuflern und Start-Ups großzügige Arbeitsbereiche, in denen es sich konzentriert und fokussiert arbeiten lässt. Gleichzeitig kommt man in den Genuss einer austauschfreudigen, internationalen Community. Wer Privatsphäre groß schreibt und für seine Zwecke einen eigenen kleinen Bereich benötigt, ist mit einem Einzelbüro am Standort Friesdorf bestens bedient. Konnten wir Dein Interesse wecken? Wir freuen uns auf Deine Anfrage!

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